ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดการอย่างเป็นความลับไม่ว่าจะเลือกช่องทางใดในการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียน อย่างไรก็ตามบริษัทจำเป็นต้องปฏิบัติตามภาระผูกพันทางกฎหมายในการให้ข้อมูลแก่เจ้าหน้าที่ ตลอดจนข้อยกเว้นทางกฎหมายสำหรับข้อกำหนดการรักษาความลับ การรักษาความลับของตัวตนของผู้แจ้งเบาะแสตลอดจนบุคคลอื่นที่มีชื่ออยู่ในข้อร้องเรียนจะถูกรักษาไว้เป็นความลับตลอดกระบวนการทั้งหมด
ข้อมูลทั้งหมดได้รับการประมวลผลโดยพนักงานที่ได้รับมอบหมายหน้าที่แผนกดูแลการปฏิบัติตามกฎหมาย (Compliance) ที่มีความเป็นกลาง เป็นอิสระในการปฏิบัติหน้าที่ ผูกพันกับการรักษาความลับ และยังมีหน้าที่ปฏิบัติตามกฎข้อบังคับในการปกป้องข้อมูลและเพื่อให้เกิดความโปร่งใสและสิทธิของบุคคลที่เกี่ยวข้อง
การปกป้องผู้ร้องเรียนจากการถูกเลือกปฏิบัติหรือการลงโทษเนื่องจากการร้องเรียนหรือการแจ้งเบาะแสเป็นส่วนสำคัญของขั้นตอนการร้องเรียน การข่มขู่และการตอบโต้บุคคลที่ร้องเรียนที่เกิดขึ้นจะไม่ได้รับการยอมรับ
หากถูกข่มขู่หรือตอบโต้อันเป็นผลมาจากการร้องเรียน โปรดติดต่อแผนก Compliance เพื่อทำสอบสวนเพิ่มเติมหากจำเป็น
หากผู้ร้องเรียนได้รับผลกระทบเป็นพนักงานของคู่ค้า/พันธมิตรโดยตรง บริษัทจะพยายามจัดทำข้อตกลงตามสัญญาที่เหมาะสม
3.1 การรับเรื่องร้องเรียน
หลังจากได้รับการร้องเรียนแล้ว ข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ภายใน และผู้ร้องเรียนจะได้รับใบตอบรับภายในหนึ่งสัปดาห์
3.2 การตรวจสอบข้อร้องเรียน
แผนก Compliance ตรวจสอบความเพียงพอของข้อมูลที่ใช้ในการตรวจสอบและสอบสวนข้อเท็จจริงตามที่ได้รับแจ้ง
หากไม่เพียงพอ แผนก Compliance ดำเนินการติดต่อกับผู้ร้องเรียนเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม หากไม่มีข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่สามารถติดต่อได้ กรณีดังกล่าวจะถูกปิดและไม่ดำเนินการต่อ
3.3 การสอบสวนเรื่องร้องเรียน
แผนก Compliance ดำเนินการสอบสวนเรื่องดังกล่าวอย่างครอบคลุมหรือส่งต่อไปยังหน่วยงานที่มีอำนาจ เพื่อการสอบสวน โดยหลักการรักษาความลับและการปกป้องข้อมูล หากเป็นไปได้ในกรณีที่มีการร้องเรียนโดยไม่ระบุชื่อ แผนก Compliance หรือหน่วยงานที่มีอำนาจจะหารือกับผู้แจ้งเบาะแส กรณีที่จำเป็นอาจขอข้อมูลเพิ่มเติม
หลังจากการชี้แจงข้อเท็จจริง การอภิปราย และการสืบสวนแล้ว หากแผนก Complianceหรือหน่วยงานที่มีอำนาจเชื่อมั่นว่าไม่มีความเสี่ยงและการละเมิดด้านสิทธิมนุษยชนและสิ่งแวดล้อม และคู่ค้า/พันธมิตร จึงจะยุติลง
3.4 การพัฒนาแนวทางแก้ไข
ตามความเห็นของแผนก Compliance หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบอื่นๆ การสอบสวนยืนยันความเสี่ยงด้านสิทธิมนุษยชนและสิ่งแวดล้อม หรือการละเมิดต่างๆ ข้อเสนอสำหรับการดำเนินการ (โดยเฉพาะมาตรการป้องกันและแก้ไข) ผู้แจ้งเบาะแสจะมีส่วนร่วมเท่าที่เป็นไปได้และมีความสมเหตุสมผล
3.5 การนำไปปฏิบัติและการติดตามผล
การดำเนินการตามแนวทางแก้ไขที่นำเสนอจะถูกติดตามโดยแผนก Complianceหรือหน่วยงานอื่นที่มีอำนาจ
3.6 สรุปขั้นตอน
หากเป็นไปได้ผู้แจ้งเบาะแสจะได้รับแจ้งถึงข้อสรุปทั้งหมด
กำหนดระยะเวลาในการดำเนินการอาจจะแตกต่างกันไปในแต่ละกรณี และอาจกำหนดระยะเวลาตั้งแต่ 2-3 วันไปจนถึงหลายเดือน ซึ่งในการดำเนินการสืบสวนจะต้องเสร็จสิ้นภายในเวลาที่กำหนด